MAKALAH TENTANG
MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT
|
DI SUSUN OLEH
|
ERWIN
SYAHPUTRA NABABAN WAGINO
|
KELAS EKSTENSI
|
Segala
puji dan syukur kita panjatkan pada kehadirat Tuhan Yang Maha Esa (TYME) atas karunianya kami dapat menyelesaikan makalah ini yang berjudul “Mempersiapkan Pertemuan Rapat”.
Tujuan kami membuat makalah ini adalah untuk memenuhi tugas kuliah kami denga mata
kuliah “Kesekretarisan”.
Dengan
penuh kesadaran kami tahu bahwa sesungguhnya makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Dalam proses pembuatan ini kami
menjumpai hambatan, namun berkat dukungan materil dari berbagai pihak, akhirnya
kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan cukup baik, oleh karena itu
melalui kesempatan ini kami menyampaikan terima kasih.
Kami mohon
maaf bila masih ada kesalahan dalam pembuatan
makalah ini. Kritik dan saran kami terima dengan sepenuh hati.
Medan, 1 September 2016
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR…………………………………………………… 1
DAFTAR ISI…………………………………………………………….. . 2
BAB I PENDAHULUAN……………………………………………… . . 3
1.1 LATAR
BELAKANG…………………………………………… 3
1.2 RUMUSAN
MASALAH……………………………………........ 3
1.3
TUJUAN………………………………………………………… . 3
BAB II PEMBAHASAN………………………………………………… 4
A. Pengertian Rapat…………………………………………………… 4
B. Jenis-jenis Rapat…………………………………………………… 4
C. Persyaratan Rapat…………………………………………………. 6
D. Persiapan Rapat…………………………………………………… 8
E. Agenda rapat/Susunan Rapat……………………………………… 18
BAB
III PENUTUP………………………………………………………. 20
3.1
KESIMPULAN…………………………………………………... 20
3.2 SARAN………………………………………………………….. 20
DAFTAR
PUSTAKA……………………………………………………. 21
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Pertemuan/rapat
merupakan salah satu bentuk komunikasi yang dilaksanakan pada suatu kantor baik
pada instansi pemerintah maupun swasta, guna untuk memecahkan suatu masalah
yang dihadapi. Salah
satu bentuk pertemuan yang didalamnya terjadi komunikasi kelompok, yang
membicarakan, membahas, dan menentukan program tertentu untuk mencapai
kesepakatan bersama dinamakan rapat. Menurut Drs. R. J. Suhartin Citrobroto
mengatakan bahwa komunikasi kelompok secara resmi sering disebut rapat. Jadi,
menurut pendapat tersebut dapat dikatakan setiap terjadi komunikasi secara
resmi maka terjadilah rapat.
Dalam instansi pemerintah
maupun swasta, rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pikirran atau
pendapat dari para staf atau bawahannya karena pimpinan tidak dapat mengambil
keputusan secara sepihak. Rapat juga merupakan suatu alat musyawarah untuk
mencapai mufakat bersama dalam suatu kelompok masayarakat tertentu.
1.2
RUMUSAN MASALAH
1.2.1
Apa yang dimaksud dengan pertemuan/rapat?
1.2.2
Hal apa saja yang berhubungan dalam mempersiapkan pertemuan/ rapat?
1.2.3
Apa saja jenis-jenis pertemuan/rapat?
1.2.4
Apa sajakah syarat-syarat yang dibutuhkan dalam membuat pertemuan/rapat?
1.2.5
Bagaimana langkah kerja menyusun agenda pertemuan/rapat?
1.3
TUJUAN
1.3.1
Agar mengetahui lebih jelas mengenai pertemuan/rapat
1.3.2
Agar lebih tahu tentang hal-hal atau persiapan apa saja dalam membuat
suatu pertemuan/rapat
1.3.3
Agar mengetahui jenis-jenis rapat
1.3.4
Agar mengetahui syarat-syarat yang dibutuhkan dalam membuat pertemuan/rapat
1.3.5
Agar mengetahui langkah kerja dalam menyusun agenda pertemuan/rapat
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Rapat
Salah satu bentuk pertemuan
yang didalamnya terjadi komunikasi kelompok, yang membicarakan, membahas, dan
menentukan program tertentu untuk mencapai kesepakatan bersama dinamakan rapat.
Menurut Drs. R. J. Suhartin Citrobroto mengatakan bahwa komunikasi kelompok
secara resmi sering disebut rapat. Jadi, menurut pendapat tersebut dapat
dikatakan setiap terjadi komunikasi secara resmi maka terjadilah rapat.
Dalam instansi pemerintah
maupun swasta, rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pikirran
atau pendapat dari para staf atau bawahannya karena pimpinan tidak dapat
mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga merupakan suatu alat musyawarah
untuk mencapai mufakat bersama dalam suatu kelompok masayarakat tertentu.
Dari uraian diatas dapat
disimpulkan bahwa yang dimaksud rapat adalah suatu bentuk pertemuan atau
komunikasi kelompok yang diadakan oleh instansi pemerintah/swasta untuk
membahas sesuatu hal untuk menentukan keputusan dan kesepakatan secara
musyawarah, mufakat dalam rangka mencapai tujuan bersama.
B.
Jenis- jenis Rapat
1.
Berdasarkan Tujuan
a.
Rapat Penjelasan (Teaching Conference)
Rapat penjelasan adalah
rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan pada peserta rapat mengenai
kebijakan yang telah diambil oleh pimpinan organisasi. Misalnya, adanya
prosedur kerja baru, aturan baru, dan lain sebagainya. Sehingga, dalam rapat
ini peserta rapat tidak mempunyai hak untuk mengajukan pendapat atau usul dan
saran, peserta rapat hanya berhak untuk bertanya sesuatu yang tisak jelas.
b.
Rapat Pemecahan Masalah (Problem Solving Converence)
Rapat pemecahan masalah
adalah rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan masalah yang sedang
dihadapi. Pada rapat ini, peserta berhak mengemukakan pendapat usul dan saran,
sehingga dapat ditemukan pemecahan masalah yang tepat dan baik.
c.
Rapat Perundingan (Negotiation Conference)
Rapat perundingan adalah
rapat yang diadakan karena ada dua pihak
yang berkepentingan, apabila tidak dirundingkan dapat mengakibatkan timbulnya
pertikaian atau perselisihan. Rapat ini bertujuan untuk menghindari timbulnya
perselisihan dan mencari jalan tengah sehingga tidak merugikan kedua belah
pihak.
2.
Berdasarkan Sifat
a.
Rapat Formal
Rapat yang diselenggarakan
untuk membahas masalah yang sangat penting yang dilakukan secara perencanaan
menurut ketentuan yang berlaku. Dalam rapat ini, peserta rapat sebelumnya
mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui serat undangan. Dalam rapat
resmi berlaku peraturan protocol yang membantu kelancaran rapat. Apabila
terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat
mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan
pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan
jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
b.
Rapat Informal
Rapat yang dilakukan tanpa
terprogram yang tidak berdasarkan suatu perencanaan formal. Rapat ini dapat dilaksanakan
kapan saja, dimana saja, dan dengan siapa saja. Pada rapat ini, biasanya
terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan
dengan stafnya.
c.
Rapat Terbuka
Rapat yang pesertanya tidak
terbatas, artinya semua anggota dapat hadir tanpa undangan suatu resmi. Materi
yang dibahas dalam rapat ini bukanlah bersifat rahasia.
d.
Rapat Tertutup
Rapat yang dihadiri
orang-orang yang mendapat undangan saja. Masalah yang dibahas dalam rapat ini
bersifat rahasia.
3.
Berdasarkan Frekuensinya
a.
Rapat Rutin
Rapat yang sudah ditentukan
waktunya sudah terprogram.
b.
Rapat Insidential
Rapat yang tidak berdasarkan
jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi. Rapat ini bisa berlangsung
sewaktu-waktu jika ada masalah yang harus segera diselesaikan.
4.
Bersasarkan Jangka Waktunya
a.
Rapat Mingguan
b.
Rapat Bulanan
c.
Rapat Semester
d.
Rapat Tahunan
5.
Berdasarkan Saluran Hubungan Dalam Organisasi
a.
Rapat Vertical
Rapat antara pimpinan dan
para bawahan dalam rangka member informasi tentang berbagai peraturan atau
kebijakan pimpinan.
b.
Rapat Horizontal
Rapat yang diselenggarakan
antar pejabat/pegawai yang kedudukannya setingkat, hal ini dilakukan dalam
rangka mendapatkan koordinasi dan kerjasama diantar unit kerja dalam
organisasi.
C.
Persyaratan Rapat
Suatu rapat dapat dikatakan baik apabila telah
memenuhi beberapa persyaratan sebagai berikut :
1.
Suasana Terbuka
Suasana terbuka dalam rapat
adalah bahwa semua peserta rapat dapat menerima informasi yang datang dari
siapapun secara objektif dan tidak apriori. Suasana yang terbuka dapat
membangkitkan rasa persahabatan, kerjasama yang tinggi diantara peserta rapat
sehingga dapat berjalan lancar, tidak kaku dan dapat memberika dorongan kepada
peserta rapat untuk berpartisipasi lebih aktif.
2.
Tiap Peserta Berpartisipasi Aktif
Suatu rapat dikatakan
berhasil bila peserta rapat dapat menggunakan haknya untuk bertanya,
mengeluarkan pendapat, ide, gagasan, saran, atau dapat menjadi pendengar yang
baik pula.
3.
Ada Bimbingan dan Pengawasan
Rapat yang baik adalah yang selalu
terkontrol dan terarah. Pimpinan rapat hendaknya selalu memberikan bimbingan
dan arahan sehingga rapat dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah
ditetapkan dan mempunyai hasil seperti yang diharapkan.
4.
Menghindari Perdebatan
Tujuan rapat buka terletak
pada kalah dan menang dalam mengungkapkan argument tetapi mencari jalan keluar
dari permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, pendapat yang diberikan
peserta rapat, hendaknya mencari solusi. Rapat yang baik adalah rapat yang
pesertanya aktif dalam mengemukakan pendapat berdasarkan data dan fakta, bukan
berdasarkan atas emosi masing-masing peserta rapat.
5.
Pertanyaan-pertanyaan yang dikemukakan hendaknya singkat dan jelas
Dalam mengajukan pertanyaan,
sebaiknya jangan bertele-tele, tetapi singkat dan jelas menggunakan bahasa yang
mudah dipahami peserta lain, dan sistematis sehingga orang lain mudah dan
mengerti dan menanggapinya dengan baik.
6.
Menghindari terjadinya monopoli
Rapat yang baik adalah rapat
yang bersifat domokratis, artinya tidak ada monopoli pembicaraan dalam rapat.
Semua peserta mempunyai hak yang sama dalam mengemukakan pendapat. Dalam hal
ini, pimpinan rapat sangat besar dalam mengarahkan jalannya rapat.
7.
Ada Kesimpulan/Keputusan
Suatu rapat dikatakan baik
adalah rapat yang dapat menghasilkan yang digunakan singkat. Rapat yang tidak
baik tidak dapat berjalan lancar, sebab mengambil suatu kebijakan atau tindakan
selanjutnya.
8.
Adanya Notulis
Notulis adalah orang yang
bertugas mencatat hasil-hasil rapat, rapat dikatakan baik jika dalam pelaksanaan
rapat terdapat seorang notulis yang mencatat jalannya rapat.
9.
Adanya Susunan Acara
Agar rapat berjalan dengan
baik dan tertib, maka diperlukan susunan acara yang baik pula dengan adanya
susunan acara tersebut maka rapat dapat berjalan secara efesien.
10.
Adanya Tempat dan Sarana
Tempat dan sarana yang
dipersiapkan dengan baik sangat menunjang kelancaran jalannya rapat. Tempat
yang baik artinya dapat menampung seluruh peserta rapat, sedangkan sarana yang
baik artinya sarana yang disediakan dapat mencukupi keperluan rapat.
11.
Kedisplinan Waktu
Waktu yang tersedia
hendaknya dipergunakan sebaik mungkin agar dapat menyelesaikan setiap
permasalahan yang dibicarakan dalam rapat.
D.
Persiapan Rapat
Adapun persiapan yang harus
dilakukan adalah mempersiapkan diantaranya adalah undangan, ruangan rapat,
materi rapat, akomodasi, dan fasilitas rapatnya. Untuk mempersiapkan suatu
rapat, antara pelaksanaan rapat satu dengan yang lainnya kemungkinan
berbeda-beda, hal ini disesuaikan dengan jenis-jenis rapat, sifat rapat, dan
kepentingan rapat tersebut. Misalnya rapat dinas/kerja tentu persiapan yang
dilakukan berbeda dengan rapat yang kapasitasnya lebih besar seperti rapat
akbar atau rapat muktamar.
Secara umum, persiapan yang
perlu dilakukan dalam penyelenggaraan rapat adalah sebagai berikut :
1.
Undangan rapat
Surat undangan adalah surat
yang dibuat untuk mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang dalam
suatu acara atau kegiatan tertentu. Kegiatan dalam hal ini seperti rapat,
seminar, diskusi dan undangan setengah resmi. Undangan resmi adalah digunakan
untuk keperluan resmi misalnya undangan rapat suatu organisasi, undangan untuk
mengikuti upacara kenegaraan, undangan pelantikan pejabat, dan lainnya.
Ciri-ciri surat undangan
resmi antara lain sebagai berikut:
a.
Memakai kepala surat
b.
Memakai model atau bentuk surat yang standar
c.
Menggunakan kertas yan dikhususkan untuk surat menyurat
d.
Menggunakan bahasa yang baku atau resmi
Undangan
setengah resmi digunakan untuk keperluan setengah resmi seperti undangan perkawinan,
undangan rapat keluarga, syukuran, dan lainnya. Ciri-ciri surat setengah resmi
adalah sebagai berikut :
a.
Tidak menggunakan kepala surat
b.
Model atau bentuk surat tidak boleh standar
c.
Boleh menggunakan bahasa campuran (tidak harus bahasa resmi)
d.
Menggunakan kertas yang lazim untuk surat menyurat
Sedangkan,
undangan tidak resmi adalah undangan yang dibuat oleh kepentingan pribadi
misalnya undangan ulang tahun. Penggunaan bahasa, kertas, susunan, dan bentuk
surat lebih bebas.
undangan
rapat sebaiknya dibuat dan diedarkan tidak telalu jauh dari waktu pelaksanaan
rapat, yang memungkinkan pnerimaan undangan akan lupa, namun juga undangan
jangan disampaikan terlalu dekatdari waktu pelaksanaan rapat yang dapat
menyebabkan penerima undangan tidak dapat mempersiapkan diri.
Menurut
bentuk surat undangan dapat dibedakan menjadi dua yaitu sebagai berikut :
a. Surat
undangan dalam bentuk lembaran
Surat undangan ini
dibuat dalam lembaran kertas dengan bagian-bagian surat yang lengkap muai dari
kepala surat, isi surat, dan penutup surat. Surat undangan semacam ini
digunakan untuk acara yang bersifat resmi.
Bagian-bagian
dari surat undangan ini meliputi sebagai berikut :
1. Kepala
surat undangan terdiri atas :
-
Nama perusahaan
perlembaga
-
Alamat, nama jalan dan
kota
-
Garis penutup surat
undangan
2. Pembukaan
surat undangan terdiri atas
:
-
Nomor surat
-
Lampiran surat
-
Hal surat
-
Tanggal surat
-
Alamat yang dituju
3. Isi
surat undangan terdiri atas :
-
Pendahuluan
-
Isi pokok (hari,
tanggal, waktu, tempat, dan acara)
-
Penutup
4. Penutup
surat undangan terdiri atas:
-
Nama perusahaan
-
Nama pejabat
penandatangan
-
Nama jabatan
-
NIP (jika yang membuat
instansi pemerintahan)
-
Cap dinas
-
Tembusan
-
Inisial
Contoh surat undangan :
PT. SINAR EMAS
Jl. Besar Padang Halaban No. 176
JAKARTA TIMUR
|
Nomor : 22/U/III/2008
Lampiran : 1 Lembar
Hal : Undangan Rapat
Kepada
Yth : Direktur PT. Dua Bersaudara
Jl. Purworejo 121
SURABAYA
Dengan hormat,
Dengan ini kami
mengharapkan kehadiran Bapak pada :
Hari : Selasa
Tanggal : 29 Maret 2008
Waktu : Ruang Sidang I
Acara : 1. Rencana
Pembukaan Kantor Cabang
2. Rencana Pengangkatan Pegawai baru
Mengingat pentingnya acara ini, kami memohon Bapak dapat hadir pada
waktu dan tidak diwakilkan.
Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. SINAR EMAS
Hadi Prakoso, SH
Direktur utama
|
b. surat undangan dalam
bentuk kartu
Surat semaam ini dibuat dalam bentuk
kartu yang dipergunakan dalam bentuk acara yang sifatnya tidak resmi atau
mendinas.
Adapun undangan dalam bentuk kartu
memiliki bagian-bagian sebagai berikut :
a. Kepala
surat undangan teridiri atas :
-
Lambang garing logo
-
Nam jabatan yang
mengundang
b. Isi
surat undangan, terdiri atas :
-
Maksud dan tujuan
undangan
-
Hari, tanggal, waktu ,
dan tempat penyelenggaraan undangan
-
Acara
c. Penutup
undangan terdiri atas :
-
Permohonan hadir
-
Permohonan jawaban
melalui telepon
Contoh :
SEKRETARIS DEPARTEMEN
PENDIDIKAN NASIONAL
Mengharapkan kehadiran
………………………………………………………………………………..
Untuk
………………………………………………………………………………..
Pada hari : …………………….
Tanggal : …………………….
Waktu : …………………….
Tempat : …………………….
Mohon jawaban
Telepon ………………….
|
2.
Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat sangat menentukan
kelancaran jalannya rapat. penataan ruang meliputi penataan meja, kursi, yang
digunakan untuk peserta maupun pimpinan rapat. untuk rapat yang bersifat rutin
biasanya diselenggarakan operation room atau konverence room)
yang telah ada dilingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di hotel maka
harus pesan kepada menejer hotel agar tempat, waktu, tanggal, telah dipasang
dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya
pihak hotel telah mempersiapkan spanduk, misalnya “Selamat Datang Peserta
Rapat” sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check”
terlebih dahulu agar segalanya dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan tata ruang
(lay out) rapat berdasarkan pertimbangan:
a.
Jumlah partisipan
b.
Hubungan masing-masing
partisipan
c.
Level ke intiman
d.
Jenis rapat “diskusi,
persentasi, kuliah dan lain-lain”
e.
Apakah anda ingin
meningkatkan atau memperkecil interaksi
Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam penataan ruang rapat adalah sebagai berikut:
a.
Cahaya penerangaan
Ruang rapat membutuhkan
pengaturan cahaya/penerangan yang cukup. Perlu dipertimbangkan apakah ruang
rapat menggunakan penerangan buatan (lampu) atau lebih menguntungkan
menggunakan cahaya matahari. Pada ruangan yang bergantung pada sinar matahari,
pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar.
b.
Ventilasi udara
Usahakan dalam ruang
rapat dengan udara yang cukup, ruangan tidak terlalu panas yang dapat
menyebabkan peserta rapat mudah lelah. Manfaatkan lubang angin/jendela dengan
baik, keuali menggunakan ruang ber AC.
c.
Pengaturan tempat duduk
Bentuk tata ruang yang
baik adalah dapat mewujudkan terjadinya komunikasi dua arah, sehingga
komunikasi dapat berjalan dengan lancar. Oleh karena itu, aturlah kebutuhan
tempat duduk dengan kebutuhan rapat pada dasarnya pengaturan tempat duduk
ditentukan oleh jumlah peserta rapat danluas ruangan rapat yang disediakan.
Ada
beberapa ruang rapat yang digunakan antara lain sebagai berikut :
1. Hollow Round Table Style
Adalah bentuk meja bundar yg
ditengahnya diberi rongga, dan biasanya dirongga ini ditempatkan mini garden
atau greeneries. Table set up seperti ini merupakan gabungan dari empat buah
croissant table.Faktor kesulitan untuk menata table set up semacam ini adalah
pada pemasangan table cloth , karena taplak meja yg standar tidak ada yg
berbentuk croissant. Besar atau kecilnya bentuk meja ini tergantung dari jumlah
peserta acara.
2.
Hollow Rectangular Table Style
Rectangular Table Style atau sering
juga disebut long table style adalah table set up yg berbentuk persegi panjang
yg merupakan perpaduan dari beberapa oblong table atau oblong table digabung
dengan classroom table yg diatur memanjang. Pada acara dengan table set up
seperti ini, biasanya diatas meja disediakan meeting kit yg lengkap, seperti
notepad , pensil atau pulpen, air minum dan beberapa benda lainnya.
3.
Round Table Style
Round Table Style sering juga
disebut banquet style, lebih terkenal dengan sebutan meja bundar. Penggunaan
round table dengan ukuran big, medium, small atau cocktail table bisa digunakan
untuk berbagai function.Round table berukuran big atau medium biasanya
digunakan untuk function yg melibatkan acara makan, seperti breakfast meeting
atau dinner meeting.Sementara yg berukuran small atau cocktail table idealnya
hanya untuk meeting tidak untuk acara makan
4.
Melbourne Square Oblong Table Style
Jenis table set up semacam ini
merupakan perpaduan dari beberapa jenis meja yg berbeda yg ada di banquet
operation, yaitu oblong table, halfmoon table dan quarter table. Table set up
ini berbentuk segi empat dan terlihat paling artistic, mewah dan megah,
sehingga tepat untuk function VVIP. Keindahan table set up ini harus didukung
oleh keahlian menata tanaman atau mini garden ,sehingga dapat membuat suasana
ruang yg indah dan berbeda.Table set up ini cenderung memanjang dengan batas
tertentu, melihat kapasitas function room
5.
V-Shape Oblong Table Style
Dalam table set up ini ,oblong table
diatur membentuk huruf V. Table set up semacam ini merupakan salah satu cara
untuk memberikan variasi pada ruang acara meeting atau seminar. Penggunaan
oblong table berguna untuk kenyamanan para peserta meeting atau seminar ,
karena meja tersebut relative lebar.Keuntungan table set up semacam ini adalah
semua peserta duduk menghadap ke instruktur dan juga memberikan ruang gerak yg
lebih luas kepada instruktur. Bentuk ini akan ideal jika jumlah pesertanya
relative sedikit ,yaitu dibawah 40 orang
6.
Theatre Style Round Chair
Macam-macam bentuk theatre merupakan
pengembangan dari kebutuhan organizer acara.Bentuk theatre ini sering digunakan
untuk acara training atau seminar yg menyelipkan game didalam susunan acaranya,
dengan jumlah peserta yg relative sedikit. Keuntungan dari penggunaan style ini
adalah jika ada perubahan atau penambahan peserta dapat mengaturnya dengan
cepat karena tinggal menambah atau mengurangi kursi saja
7.
Theatre Style Chair
Adalah bentuk dasar dari banquet set
up untuk acar-acara seperti seminar, meeting dan sebagainya yg hanya
menggunakan kursi saja dan tidak menggunakan meja. Meja hanya diperuntukan bagi
pembicara.Pada event dengan jumlah tamu yg banyak, akan digunakan banquet chair
tanpa sandaran tangan.Ada kemungkinan baris yg paling depan saja yg menggunakan
armchair atau bahkan sofa yg lengkap dengan meja kecil.
8.
U-Shape Classroom Table Style
Yang dimaksud dengan table set up
ini adalah pengaturan meja dibuat membentuk huruf U dengan menggunakan
classroom table. Karena classroom table adalah meja yg tidak begitu besar, maka
untuk kenyamanan peserta acara pada saat acara berlangsung , idealnya diatas
meja tidak diletakkan benda-benda diluar perlengkapan meeting. Bagi instruktur
yg harus memimpin acara bentuk table set up semacam ini sangat menguntungkan
karena memberi ruang gerak yg leluasa baginya dan memungkinkan ia mendapat
perhatian penuh dari peserta
9.
Triangle Oblong Table Style
Triangle oblong table style adalah
salah satu table set up yg biasa digunakan untuk meeting , terutama sambil
makan (breakfast, lunch, dinner). Karena meja yg digunakan cukup lebar, maka di
atas meja dapat disediakan meeting kit. Dalam membentuk table set up seperti
ini juga diperlukan dukungan dekorasi dari florist dan gardening.
1.
Persiapan akomodasi
Apabila rapat yang diperlukan waktu yang cukup lama dan
peserta rapat atau para tamu undangan yang berasal dari luar kota maka yang perlu dipersiapkan selain
undangan dan ruang rapat adalah keperluan akomodasi. Akomodasi ini meliputi penginapan, transportasi,
konsumsi dan kelengkapan lainnya. Persiapan akomodasi ini hendaknya disesuaikan
dengan kedudukan peserta rapat atau yang pantas agar peserta rapat tidak merasa
kecewa sehingga dapat berjalan dengan lancar dan menghasilkan keputusan yang
baik.
2.
Persiapan materi
atau bahan dan perlengkapan rapat
Bahan
rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan meliputi sebagi
berikut :
a.
Daftar persensi
peserta rapat
b.
Menyusun acara
rapat
c.
Menpersiapkan
konsep (draft) materi persoalan/masalah yang akan dibahas dalam rapat
d.
Notula
rapat/hasil rapat yang lalu
e.
Hasil kertas
para peserta yang akan dibahas
f.
Peraturan-peraturan
yang diperlukan
g.
Bahan-bahan
penerbitan yang berkaitan dengan rapat
Sedangkan
persiapan perlengkapan meliputi :
a.
Sound system,
beserta pelengkapannya
b.
Wireless
micropone
c.
Papan tulis
(black board atau white board) beserta perlengkapannya
d.
OHP
e.
LCD proyektor
f.
Mesin tulis jika
diperlukan (mesin tik, mesin hitung, mesin pengganda)
g.
Peralatan
komunikasi jika diperlukan (telephone, fax, internet)
h.
Meja dan kursi
i.
Tustel hadycame
untuk mengabadikan rapat
j.
Alat-alat tulis,
flip chart, marker, penggaris, map/tas, blok note, pensil dan sebagainya.
3.
Konsumsi (snack
dan minuman)
Hal
yang perlu diperhatikan dalam menyajikan
makanan dan minuman dalam menyelenggarakan rapat adalah kandungan giji. Apabila
konsumsi berwujud instan lihat tanggal kadaluarsanya. Macam konsumsi yang
disajikan juga tergantung pada anggaran yang tersedia, jumlah peserta rapat,
lamanya rapat berlangsung, tamu undangan, dan sebagainya. Apabila rapat
berlangsung melebihi jam makan siang, maka tentu saja diadakan makan siang,
jika tidak hanya snack saja. Apabila rapat diselenggarakan lebih dari satu hari
maka pengaturan menu perlu diperhatikan juga. Jangan sampai peserta rapat
merasa bosan dengan menu yang sama.
4.
Kesehatan
Khusus
untuk rapat yang waktunya lama, melebihi dari satu hari perlu dipersiapkan juga
hal-hal yang berhubungan kesehatan para peseerta rapat. Untuk menjaga
kestabilan, kesehatan perlu diperhatikan, jangan sampai ada peserta rapat yang
menderita sakit. Untuk menjaga hal itu maka sebaiknya ada petugas pelayanan
kesehatan (petugas medis). Apalagi sampai beberapa hari. Sebagai contoh pada
siding anggota DPR dan MPR.
E.
Agenda
Rapat/Susunan Acara Rapat
Setiap
akan mengadakan rapat, pengurus ataupun ketua terlebih dahulu menentukan
permasalahan yang akan dibahas, materi apa yang akan dibahas di daftar satu per
satu. Kegiatan mendaftar materi pokok atau pokok permasalahan itu disebut
dengan mengagendakan. Jadi, yang dimaksud agenda rapat adalah daftar yang
berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibahas/dibicarakan dalam rapat.
Dengan melihat permasalah pokok (general
topic) diharapkan peserta dapat termotivasi untuk memberikan pendapat,
saran, ide, maupun gagasa, apabila jika peserta rapat mengetahui permasalahan
khususnya (specific topic). Agenda
rapat ini disampaikan sebelum rapat dimulai.
Contoh
agenda rapat :
AGENDA RAPAT
PT SINAR ABADI
Selasa, 7
Oktober 2009
Masalah pokok
Masalah khusus
1. Kepegawaian
a. penerimaan pegawai
2. Pemasaran
b. pelatihan pegawai
c. iklan/sponspr
d. Pembukaan kantor
Cabang
|
Selain agenda rapat juga perlu dibuat
acara. Susunan acara merupakan urutan pelaksanaan suatu rapat yang disusun
dengan jelas. Susunan acara rapat hendaknya disusun dengan tepat dan secara
berurutan dengan membuat pokok-pokok acara dan memperhitungkan waktunya.
AGENDA RAPAT PT.
SINAR ABADI
Selasa, 7
Oktober
No
|
Waktu
|
Acara
|
Keterangan
|
Diisi dengan nomor urut
|
Diidi dengan waktu lamanya acara
|
Diisi acara/kegiatan
|
Diisi dengan keterangan seperlunya, misalnya pembicara/penanggung
jawab.
|
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
rapat adalah suatu bentuk pertemuan atau komunikasi
kelompok yang diadakan oleh instansi pemerintah/swasta untuk membahas sesuatu
hal untuk menentukan keputusan dan kesepakatan secara musyawarah, mufakat dalam
rangka mencapai tujuan bersama.
3.2 SARAN
Bekerjasamalah
demi mencapai tujuan yang diinginkan.
Karena dengan kerjesama maka akan mempermudah dalam melangkah dan mengambil
suatu keputusan lebih terarah.
DAFTAR PUSTAKA
Manullang Ratna, Diktat Kesekretarisan, 2016, Pendidikan
Administrasi Perkantoran, Unimed.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar